プライバシーポリシー｜株式会社RAISE JAPAN

株式会社RAISE JAPAN（以下「当社」といいます。）は、当社が提供するサービス「Tomome」（以下「本サービス」といいます。）における個人情報および関連データの取扱いについて、以下のとおり本プライバシーポリシーを定めます。

本サービスは、主として18歳以上の対象労働者が、支援団体、受入企業その他の関係者との連絡、相談、情報共有および支援を行うために利用するサービスです。

1. 事業者情報

事業者名
株式会社RAISE JAPAN

所在地
〒532-0003
大阪市淀川区宮原1-1-1 新大阪阪急ビル3階

個人情報・プライバシーに関するお問い合わせ
contact@tomone.ai

2. 個人情報の取扱主体および共同利用

Tomomeは株式会社RAISE JAPANが提供・運営するサービスです。

株式会社RAISE JAPANは、本サービスの運営主体として、本サービスの提供、アカウント管理、認証、セキュリティ、システム運用、通知配信、監査、問い合わせ対応その他本サービスの安全かつ適切な運営に必要な範囲で、利用者の個人情報を取り扱う主たる窓口となります。

株式会社RAISE JAPAN、当該利用者に関係する支援団体および当該利用者を受け入れ、または雇用する企業は、利用者への支援、相談、連絡、情報共有、問題対応、受入れ・雇用に関する対応その他これらに関連する業務を行うため、必要な範囲で利用者の個人データを共同利用する場合があります。

共同利用は、当該利用者と直接関係する支援団体および受入企業に限定されます。

受入企業その他の雇用関係者は、自社が受け入れまたは雇用する利用者に関する情報のみを、本サービス上で必要な範囲で閲覧・利用することができます。他の企業に所属する利用者の情報を閲覧または利用することはできません。

同様に、利用者は、自身に関係する支援団体および受入企業とのみ、本サービスを通じて連絡・情報交換を行うことができます。

株式会社RAISE JAPANは、本サービスの運営主体として、複数の支援団体、受入企業および利用者との連絡・調整を行い、利用者から受けた相談または情報を関係する支援団体・受入企業へ共有し、また、支援団体・受入企業から受けた情報を関係する利用者へ共有する場合があります。

また、本サービスでは、当該利用者と当該受入企業または関係者との間で、1対1または複数人によるグループチャットを作成し、直接連絡・情報交換を行うことができます。

共同利用する個人データの項目

氏名、連絡先その他のアカウント情報
プロフィール情報
就労、受入れおよび雇用に関する情報
相談、報告、申告およびインシデントに関する情報
チャットメッセージ
画像、動画、音声、添付ファイルその他本サービスを通じて提供される情報

共同利用する者の範囲

株式会社RAISE JAPAN
当該利用者に関係する支援団体
当該利用者を受け入れ、または雇用する企業その他当該利用者に直接関係する事業者

共同利用の目的

利用者への相談および支援
利用者、支援団体および受入企業間の連絡・情報共有
利用者から報告された問題、相談またはインシデントへの対応
受入れ、就労および雇用に関連する必要な対応
本サービスを通じた1対1またはグループでのコミュニケーション
その他、利用者の支援および本サービスの提供に必要な関連業務

個人データの管理について責任を有する者

株式会社RAISE JAPAN

所在地：〒532-0003 大阪市淀川区宮原1-1-1 新大阪阪急ビル3階
お問い合わせ：contact@tomone.ai

将来、事業譲渡、契約変更その他の理由により本サービスの運営主体が変更される場合、適用法令に従い、必要な範囲で利用者へ通知し、本サービスに関連する情報が承継先へ引き継がれる場合があります。

3. 取得・処理する情報

本サービスでは、サービス提供に必要な範囲で、以下の情報を取得または処理する場合があります。

3.1 アカウントおよびプロフィール情報

氏名
ユーザー名
メールアドレス
電話番号
生年月日
ユーザーIDその他のアカウント識別情報
プロフィール画像
所属先・勤務先等の情報

3.2 労働者支援に必要な情報

利用者への支援、就労・受入れに関する手続、相談その他の業務のため、管理者または関係組織により以下の情報が登録・管理される場合があります。

在留資格・ビザに関する情報
国籍
性別
婚姻状況
出生地
本国住所その他の住所情報
職業、業種、部署、勤務先
緊急連絡先
その他、労働者支援または受入れに必要な情報

3.3 チャット・相談・ユーザー提供コンテンツ

チャットメッセージ
相談内容
報告書・申告内容
コメントその他のテキスト
写真・画像
動画
音声・ボイスメッセージ
添付ファイル・書類
翻訳対象となるテキスト
文字起こし対象となる音声
その他、利用者が本サービス上で提供する情報

3.4 端末・通知に関する情報

端末識別情報
Firebase Cloud Messaging（FCM）トークン
利用OS・プラットフォーム情報
通知配信に必要な情報

これらの情報は、プッシュ通知の配信、端末の登録・管理、不正利用防止および本サービスの提供のために利用されます。

3.5 技術情報・ログ情報

本サービスの運用、安全性確保、監査、不正利用防止および障害対応のため、以下の情報を取得または保存する場合があります。

IPアドレス
User-Agent
アクセス日時
リクエストURLその他の通信情報
システムログ
セキュリティログ
監査ログ
エラー情報

4. 利用目的

当社は、取得した情報を以下の目的で利用します。

本サービスの提供および運営
利用者の本人確認および認証
アカウント、プロフィールおよび端末の管理
利用者、支援団体および受入企業間の連絡・相談・情報共有
労働者支援、受入れ支援および関連業務
チャット、通知、翻訳、文字起こし、要約その他の支援機能の提供
本サービスの安全性確保、監視、監査およびコンプライアンス対応
不正利用、セキュリティインシデントおよび障害への対応
問い合わせ・サポート対応
法令上または業務上必要な記録の保持
個人を直接識別しない形での統計作成およびサービス改善

5. AIによるデータ処理

Tomomeでは、サービス提供に必要な範囲で、チャット、音声、報告書その他のユーザー提供情報を、以下の目的でAIまたは自動処理システムにより処理する場合があります。

要約
翻訳
音声の文字起こし
安全性・コンプライアンスに関する確認
利用者支援のための情報整理
その他、本サービスの機能提供に必要な処理

機能によっては、当社または当社の管理下で運用するAIシステムを利用します。

また、一部の機能では第三者のAIサービスを利用します。現在、本サービスで利用する第三者AIサービスには、以下が含まれます。

OpenAI
Google Gemini

これらの第三者AIサービスを利用する場合、当該機能の提供に必要な範囲で、チャット、テキスト、音声その他のユーザー提供情報が当該サービスプロバイダーへ送信される場合があります。

送信する情報は、当該機能を提供するために必要な範囲に限定します。

第三者AIサービスの利用については、利用者に適切な説明を行い、必要な同意を取得した上で処理します。

利用するAIサービスは、本サービスの機能、運用状況またはシステム構成に応じて変更される場合があります。重要な変更がある場合には、本プライバシーポリシーその他適切な方法により利用者へ通知します。

6. チャットの監視および保存

本サービスのチャットは、安全性、利用者支援、コンプライアンス、トラブル対応および業務記録のため、権限を有する運用担当者または関係者が閲覧・確認・保存する場合があります。

これには、ダイレクトチャットを含むメッセージが含まれる場合があります。

本サービスのチャットは、エンドツーエンド暗号化を前提とする通信サービスではありません。

チャットおよび関連記録は、サービス提供、業務上の記録保持、紛争・問い合わせ対応、法令遵守その他必要な目的のために必要な期間保存される場合があります。

7. プッシュ通知

本サービスでは、プッシュ通知の配信にFirebase Cloud Messaging（FCM）を利用します。

通知配信のため、FCMトークン、端末識別情報その他通知に必要な情報を処理します。

通知内容には、利用者が受信したメッセージその他本サービスに関する情報の一部が含まれる場合があります。

FCMは、広告配信またはクロスアプリトラッキングを目的として利用するものではありません。

8. メッセージング基盤

本サービスのチャット機能では、Matrix / Synapseを利用したメッセージング基盤を使用します。

現在、当該メッセージング基盤を含む主要なバックエンドシステムはドイツ国内のインフラストラクチャ上で運用されています。

チャットメッセージ、画像、動画、音声、ファイルその他のコンテンツは、メッセージング機能を提供するために当該基盤上で処理・保存される場合があります。

9. 外部サービスおよび委託先

本サービスの提供に必要な範囲で、以下の種類の外部サービスまたは処理基盤を利用する場合があります。

Firebase Cloud Messaging（プッシュ通知）
Matrix / Synapse等のメッセージング基盤
OpenAI
Google Gemini
自社管理または自己運用のAI・翻訳・文字起こし基盤
メール配信サービス
インフラストラクチャ、ストレージその他のシステム運用サービス

外部事業者へ個人データの処理を委託する場合、当社は、当該サービスの提供に必要な範囲で情報を提供し、適用される法令に従って適切な管理および監督を行います。

10. データの保存場所および国外での処理

現在、本サービスの主要なバックエンドシステム、データベース、ファイルストレージおよびメッセージング基盤はドイツ国内のインフラストラクチャ上で運用されており、本サービスに関連するデータは主としてドイツ国内で保存・処理されています。

当社は、今後、本サービスの主要なシステムおよびデータを日本国内のインフラストラクチャへ移行することを予定しています。移行が完了した場合、本プライバシーポリシーの内容を実際の運用状況に合わせて更新します。

また、OpenAI、Google Geminiその他の第三者サービスを利用する機能については、サービス提供に必要な範囲で、テキスト、音声その他の情報が当該サービスプロバイダーへ送信され、日本国外を含む当該サービスプロバイダーのシステム上で処理される場合があります。

国外で個人データを取り扱う場合、当社は個人情報保護法その他適用される法令に従い、必要な情報提供、安全管理措置および必要に応じた利用者の同意取得を行います。

11. 保存期間

当社は、取得した情報を、サービス提供、業務上の記録保持、安全性確保、監査、紛争対応および法令遵守のために必要な期間保持します。

主な取扱いは以下のとおりです。

チャットおよび関連記録：サービス提供、業務上の記録保持および法令上必要な期間
画像・動画・音声・添付ファイル：関連するアカウントまたはサービス利用関係が有効な期間を基本とし、必要に応じて業務・法令上必要な期間
システムログ：設定に基づき保存。標準設定では約90日
監査ログ：標準設定では約365日
バックアップ：現在の運用では日次で作成し、最大1年間保存
AI処理用の一時データ：当該処理に必要な期間
翻訳等の一時キャッシュ：機能提供上必要な短期間

法令、監査、紛争対応その他の正当な理由により、アカウント削除後も一部の記録を所定の期間保持する場合があります。

12. アカウントの取扱い

利用者のアカウントは、原則として支援団体、受入企業その他の管理者により発行・管理され、利用者自身が自由に新規登録する方式ではありません。

利用者と所属組織、支援団体または受入企業との契約・利用関係が終了した場合、当該アカウントは削除されます。

将来、利用者が再び本サービスの利用対象となった場合でも、以前のアカウントを再利用することはできず、新しいアカウントが発行されます。

なお、法令、監査、業務上の記録保持その他の正当な目的のために必要な情報については、アカウント削除後も所定の期間保持される場合があります。

13. アカウント削除後のデータ

アカウントの削除は、すべての関連データが直ちに削除されることを意味するものではありません。

チャット履歴、監査記録、メッセージング基盤上のメディア、翻訳・文字起こし結果、バックアップその他の記録については、法令遵守、監査、業務記録、紛争対応、セキュリティその他の正当な目的のため、必要な期間保持される場合があります。

14. 利用者の権利

利用者は、適用される法令に基づき、自己の個人情報について、以下の請求を行うことができます。

保有個人データの開示
内容の訂正、追加または削除
利用停止
消去
第三者提供の停止
その他、適用法令により認められる請求

ただし、法令上または業務上の保存義務がある情報については、直ちに削除または利用停止できない場合があります。

個人情報に関する請求またはお問い合わせは、以下の窓口までご連絡ください。

contact@tomone.ai

15. 同意の撤回

利用者は、個人情報の処理またはAIを利用した処理に関する同意について、適用法令の範囲内で撤回または利用停止を申し出ることができます。

同意の撤回または特定の処理の停止により、本サービスの一部または全部の機能を提供できなくなる場合があります。

同意の撤回または利用停止を希望する場合は、contact@tomone.ai までご連絡ください。

16. セキュリティ

当社は、個人情報および関連データを適切に保護するため、サービスの性質およびリスクに応じた安全管理措置を講じます。

これらには、必要に応じて以下が含まれます。

アクセス権限管理
ロールベースのアクセス制御
認証および多要素認証
TLS等を利用した通信の保護
サーバー側のストレージ保護
セキュリティログおよび監査ログ
脆弱性管理
不正アクセス対策
運用監視およびインシデント対応

17. 18歳未満の利用について

本サービスは、原則として18歳以上の対象労働者を対象としています。

本サービス自体が成人向けコンテンツを提供することを目的とするものではありません。

18. プライバシー通知への同意

本サービスでは、ログイン後または必要なタイミングで、個人情報の取扱いに関する通知を表示する場合があります。

利用者が当該通知の内容を確認し、「同意して続ける」等の明示的な同意操作を行った後に、本サービスの利用を継続できる場合があります。

当該通知には、AIによるデータ処理および必要に応じた第三者AIサービスへのデータ提供に関する説明を含みます。

19. 本サービスの運営主体の変更

合併、会社分割、事業譲渡その他の事業承継により、本サービスの運営主体が変更される場合、本サービスに関連する個人情報が承継先へ引き継がれることがあります。

当社は、必要に応じて利用者に対し、変更後の運営主体および個人情報の取扱いについて通知します。

20. 本プライバシーポリシーの変更

当社は、法令の改正、本サービスの内容変更、利用する技術・サービスの変更、AIサービスプロバイダーの変更その他必要な場合に、本プライバシーポリシーを変更することがあります。

重要な変更がある場合には、本サービス上での表示その他適切な方法により利用者へ通知します。

21. お問い合わせ

本プライバシーポリシーまたは個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。

株式会社RAISE JAPAN
〒532-0003
大阪市淀川区宮原1-1-1 新大阪阪急ビル3階

メール：contact@tomone.ai